Más allá del papel: la validez de los acuerdos virtuales sin firma manuscrita.  

Desde la entrada en vigencia de la Ley 2220 de 2022, la conciliación como mecanismo de resolución de conflictos ha recibido un impulso significativo. Al autorizar a los centros de conciliación el uso de medios virtuales en las audiencias, la norma no solo moderniza el procedimiento, sino que también lo hace más accesible y eficiente, ampliando su utilización. La conciliación virtual contribuye al acceso a la justicia, reduce tiempos y costos, y garantiza estándares de seguridad digital. 

No obstante, la virtualidad plantea un nuevo reto para los conciliadores en lo relativo a la elaboración del acta de conciliación, en especial frente a la aprobación expresa de las partes. El acta, una vez cumpla los requisitos legales, se convierte en título ejecutivo y adquiere efectos de cosa juzgada. En ella debe constar un acuerdo que consigne obligaciones claras, expresas y exigibles, precisando cuantías, modo, tiempo y lugar de cumplimiento, así como la distinción entre acuerdos totales y parciales. Estos elementos reflejan la voluntad de las partes y garantizan la claridad del compromiso adquirido. 

En este contexto, el artículo 64 del Estatuto de Conciliación, en su numeral 8, exige la aceptación expresa del acuerdo. Para efectos de su validez, dicha disposición remite a lo previsto en la Ley 527 de 1999, artículo 7, reglamentado por el Decreto 2364 de 2012, que establece los requisitos para que los mensajes de datos puedan cumplir la función de la firma manuscrita en actuaciones realizadas mediante medios tecnológicos.   

Conforme a esta regulación, se entiende cumplido el requisito de la firma cuando: i) se utilice un mecanismo que permita identificar al iniciador del mensaje y vincular el contenido con la aprobación del acuerdo, y ii) dicho mecanismo sea confiable y adecuado para el propósito de la comunicación. 

De esta manera, no puede afirmarse que el único medio válido de aprobación en audiencias virtuales sea un registro audiovisual de la manifestación de voluntad. El propio artículo 64 reconoce que cualquier mecanismo, ya sea escrito, oral o virtual, es suficiente para acreditar la aceptación expresa, siempre que garantice la autenticidad e integridad de la manifestación de voluntad de las partes.